1. Phạm vi và bên chịu trách nhiệm
Chính sách này áp dụng cho trang web và nền tảng học tập Trung tâm Đào tạo ITI. Chính sách áp dụng với người học được doanh nghiệp cấp tài khoản, người học tự đăng ký, quản trị viên đào tạo, giảng viên và khách truy cập trang công khai.
Đơn vị vận hành nền tảng: GEN-LMS. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: bộ phận hỗ trợ (qua biểu mẫu liên hệ).
Khi bạn là nhân sự của một doanh nghiệp dùng nền tảng, doanh nghiệp đó là bên kiểm soát dữ liệu học tập của bạn: họ quyết định giao khoá nào và dùng báo cáo vào việc gì, còn đơn vị vận hành xử lý dữ liệu theo hợp đồng với họ. Khi bạn tự đăng ký học, đơn vị vận hành là bên kiểm soát dữ liệu của bạn.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Chúng tôi thu thập bốn nhóm dữ liệu sau và không thu thập nhóm nào ngoài danh sách này:
- Dữ liệu tài khoản
- Họ tên, email, mã đăng nhập, số điện thoại, chức danh, ảnh đại diện, doanh nghiệp, phòng ban, vị trí công việc, chức vụ và mã nhân sự. Phần lớn do doanh nghiệp của bạn cung cấp khi cấp tài khoản; số điện thoại và ảnh đại diện do bạn tự thêm.
- Dữ liệu học tập
- Khoá học được giao và tự chọn, tiến độ và thời gian học từng mục, các lần làm bài kiểm tra và câu trả lời, bài nộp, điểm danh buổi học trực tuyến, chứng chỉ, huy hiệu, điểm thưởng, ghi chú bài học và đánh giá năng lực do quản lý ghi.
- Dữ liệu kỹ thuật
- Thời điểm đăng nhập và hoạt động gần nhất, thông báo đã gửi cho bạn, và nhật ký truy cập của máy chủ (địa chỉ IP, trình duyệt, đường dẫn đã mở) phục vụ bảo mật và khắc phục sự cố.
- Dữ liệu bạn chủ động gửi
- Bài thảo luận, tin nhắn gửi giảng viên, nhận xét khoá học, và thông tin bạn điền ở biểu mẫu liên hệ trên trang công khai.
Chúng tôi không yêu cầu và không cố ý thu thập dữ liệu nhạy cảm như tình trạng sức khoẻ, quan điểm chính trị hay dữ liệu sinh trắc học.
3. Mục đích sử dụng
- Cấp quyền truy cập khoá học và ghi nhận tiến độ học tập của bạn.
- Cấp chứng chỉ và cho phép bên thứ ba xác minh chứng chỉ bằng mã tra cứu.
- Lập báo cáo tiến độ và báo cáo tuân thủ cho doanh nghiệp của bạn.
- Gửi thông báo về khoá học được giao, hạn hoàn thành, kết quả chấm bài và tài khoản của bạn.
- Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện truy cập bất thường và khắc phục sự cố.
- Cải thiện nội dung dựa trên số liệu tổng hợp như tỷ lệ hoàn thành và độ khó câu hỏi, không gắn với cá nhân.
4. Cơ sở xử lý dữ liệu
Chúng tôi xử lý dữ liệu trên bốn cơ sở: thực hiện hợp đồng dịch vụ với doanh nghiệp của bạn (hoặc với chính bạn khi bạn tự đăng ký); tuân thủ nghĩa vụ pháp lý về lưu trữ hồ sơ đào tạo; lợi ích hợp pháp trong việc bảo đảm an toàn hệ thống; và sự đồng ý của bạn đối với những hoạt động cần sự đồng ý riêng.
Khi cơ sở xử lý là sự đồng ý, bạn rút lại đồng ý bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng tới tính hợp pháp của việc xử lý trước đó.
5. Chia sẻ dữ liệu
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp sau:
- Với doanh nghiệp của bạn: quản trị viên đào tạo và quản lý trực tiếp thấy hồ sơ nhân sự, tiến độ, kết quả, bài nộp và chứng chỉ của nhân sự trong phạm vi họ quản lý.
- Với giảng viên: giảng viên thấy bài làm, bài nộp, điểm và tin nhắn của người học trong khoá họ dạy.
- Khi xác minh chứng chỉ: ai có mã chứng chỉ đều tra được họ tên, tên khoá học và ngày cấp; không có email hay thông tin liên hệ.
- Với nhà cung cấp hạ tầng: đơn vị cho thuê máy chủ, mạng và dịch vụ gửi thư, theo hợp đồng có điều khoản bảo mật và chỉ trong phạm vi cần để vận hành dịch vụ.
- Theo yêu cầu pháp luật: khi có yêu cầu hợp lệ bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Thời gian lưu trữ
Dữ liệu tài khoản và dữ liệu học tập được giữ trong suốt thời gian tài khoản còn tồn tại, để doanh nghiệp đối chiếu hồ sơ đào tạo và để bạn giữ được chứng chỉ của mình. Khi yêu cầu xoá của bạn được duyệt, dữ liệu được ẩn danh như mô tả ở mục 7. Một số loại dữ liệu được hệ thống tự xoá theo lịch hằng ngày:
- Tệp báo cáo doanh nghiệp xuất ra (có họ tên nhân sự): xoá sau 30 ngày.
- Bản sao dữ liệu cá nhân bạn yêu cầu: tải được và được xoá sau 7 ngày.
- Thông báo đã đọc: xoá sau 180 ngày kể từ lúc đọc; thông báo chưa đọc được giữ.
- Thông tin gửi qua biểu mẫu liên hệ: xoá sau 365 ngày.
- Nhật ký quản trị (thao tác của quản trị viên, lượt đăng nhập, kèm địa chỉ IP và trình duyệt): giữ lại làm bằng chứng, chưa có lịch tự xoá; chỉ quản trị viên của đúng doanh nghiệp hoặc đối tác và đơn vị vận hành đọc được.
Nhật ký truy cập của máy chủ được xoay vòng theo dung lượng và tự ghi đè, không giữ lâu dài.
Bản sao lưu hệ thống được giữ theo lịch sao lưu của đơn vị vận hành và chỉ dùng để khôi phục khi có sự cố. Dữ liệu đã xoá có thể còn trong bản sao lưu cũ cho tới khi bản đó bị thay thế.
7. Quyền của bạn và cách thực hiện
Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP), với dữ liệu cá nhân của mình bạn có các quyền sau:
- Được biết dữ liệu nào về bạn đang được xử lý, để làm gì và ai được xem.
- Đồng ý, hoặc rút lại sự đồng ý, với những hoạt động xử lý cần sự đồng ý.
- Truy cập và nhận bản sao dữ liệu của chính bạn.
- Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu sai hoặc đã lỗi thời.
- Yêu cầu xoá dữ liệu, trừ phần pháp luật buộc phải giữ.
- Phản đối hoặc yêu cầu hạn chế một số hoạt động xử lý dữ liệu.
- Khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cách thực hiện ngay trong sản phẩm
Lấy bản sao: vào Thiết lập, mục Quyền riêng tư và bấm "Yêu cầu bản sao". Hệ thống đóng gói toàn bộ dữ liệu về bạn thành tệp ZIP (JSON và CSV) trong vài phút và báo cho bạn trong ứng dụng; liên kết tải có hiệu lực 7 ngày.
Xoá tài khoản và dữ liệu: cũng ở Thiết lập, mục Quyền riêng tư, bấm "Yêu cầu xoá tài khoản" và nhập lại mật khẩu để xác nhận. Nhân sự vận hành nền tảng xử lý yêu cầu trong vòng 72 giờ; nếu yêu cầu bị từ chối, ví dụ khi pháp luật buộc giữ hồ sơ, bạn nhận thông báo kèm lý do. Khi yêu cầu được duyệt:
- tài khoản không đăng nhập được nữa và mọi phiên đang mở kết thúc ngay;
- họ tên, email, mã đăng nhập, số điện thoại, chức danh, ảnh đại diện và mã nhân sự được thay bằng giá trị không định danh;
- bài thảo luận, tin nhắn, nhận xét, câu trả lời tự luận và nội dung bài nộp được thay bằng một dòng "đã xoá"; ghi chú, thông báo và thiết lập bị xoá hẳn;
- kết quả học tập được giữ cho báo cáo đào tạo của doanh nghiệp nhưng không còn gắn với tên bạn; chứng chỉ vẫn tra được bằng mã nhưng không còn hiện tên bạn.
Chỉnh sửa: họ tên, số điện thoại và ảnh đại diện bạn tự sửa ở Thiết lập, mục Tài khoản; chức danh, phòng ban và vị trí công việc do quản trị viên đào tạo của doanh nghiệp sửa.
Mọi yêu cầu khác về dữ liệu cá nhân, gửi tới bộ phận hỗ trợ (qua biểu mẫu liên hệ); chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ. Nếu tài khoản của bạn do doanh nghiệp cấp, chúng tôi có thể cần phối hợp với doanh nghiệp đó vì họ là bên kiểm soát dữ liệu học tập của bạn.
9. Bảo mật dữ liệu
Kết nối tới hệ thống được mã hoá trên đường truyền. Tệp riêng (bài nộp, tài liệu bài giảng, báo cáo, bản sao dữ liệu) chỉ tải được qua đường có kiểm quyền, không nằm sau đường dẫn công khai. Mật khẩu được lưu dưới dạng băm. Thao tác quản trị trên tài khoản nhân sự được ghi vào nhật ký.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho doanh nghiệp liên quan và cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời hạn quy định.
10. Hạ tầng và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Dữ liệu được lưu trên máy chủ do đơn vị vận hành sở hữu hoặc thuê. Nếu một phần hạ tầng (máy chủ, mạng phân phối, dịch vụ gửi thư) đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam, việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài tuân theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, kèm cam kết bảo mật bằng hợp đồng với bên nhận. Danh sách nhà cung cấp và vị trí lưu trữ được cung cấp cho doanh nghiệp khi có yêu cầu.
11. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực ở đầu trang. Với thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của bạn, chúng tôi thông báo trong sản phẩm hoặc qua email trước khi áp dụng.
12. Liên hệ về quyền riêng tư
Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan tới dữ liệu cá nhân, gửi qua biểu mẫu liên hệ và chọn chủ đề phù hợp.
Lấy bản sao và yêu cầu xoá thì nhanh nhất là tự làm ở trang Thiết lập, mục Quyền riêng tư. Câu hỏi về việc doanh nghiệp dùng dữ liệu học tập của bạn ra sao nên gửi tới quản trị viên đào tạo của doanh nghiệp.